Última actualización: 16 de junio de 2026

Esta Política de Privacidad describe cómo Ahtlas (operado por IKOMSOFT LLC, en adelante "nosotros", "la plataforma" o "el servicio") recopila, utiliza, comparte, protege y conserva los datos personales en relación con el uso de nuestra plataforma de comunicación con Inteligencia Artificial y gestión de relaciones con clientes (CRM). Ahtlas es un asistente operativo con IA que conversa, decide y ejecuta acciones por múltiples canales (chat web, SMS, WhatsApp, correo, redes sociales y voz/telefonía), y que puede procesar texto, audio, imágenes y video. Al utilizar el servicio, aceptas las prácticas descritas en este documento.

Importante: el servicio está dirigido a empresas. Cada empresa usuaria es la responsable de las comunicaciones, grabaciones y datos que decide capturar y procesar a través de Ahtlas, y de obtener los consentimientos y dar los avisos exigidos por la ley a las personas con quienes interactúa. Ver secciones 9 y 19.

1. Quiénes somos y nuestro rol respecto a los datos

Ahtlas provee servicios de software a otras empresas ("clientes" o "empresas usuarias") para que gestionen sus comunicaciones y la relación con sus propios clientes desde una sola plataforma.

• Como responsable del tratamiento: respecto a los datos de las cuentas de nuestras empresas usuarias (registro, facturación, configuración y datos de la propia cuenta).
• Como encargado / proveedor de tecnología: respecto a los datos que cada empresa usuaria gestiona a través de la plataforma (contactos, conversaciones, mensajes, grabaciones, imágenes, audio y video). En este caso tratamos esos datos en nombre y por instrucción de la empresa usuaria, que es la responsable de dicha información frente a las personas titulares.

2. Qué datos recopilamos

Según cómo se use el servicio, podemos tratar las siguientes categorías de datos:

• Datos de la cuenta: nombre, correo, teléfono, empresa, credenciales y preferencias de configuración.
• Datos de facturación: información necesaria para procesar pagos y emitir comprobantes.
• Datos de contactos: nombre, correo, teléfono e identificadores de los canales conectados.
• Contenido de conversaciones: el texto de los mensajes enviados y recibidos y sus archivos adjuntos, junto con metadatos (fecha, hora, canal, estado de entrega).
• Audio y grabaciones de voz: notas de voz, llamadas telefónicas que la empresa usuaria decida grabar, mensajes de buzón de voz y sus transcripciones.
• Imágenes y fotografías: las que los usuarios envían por los canales, o las que provienen de cámaras conectadas por la empresa usuaria a la función de visión.
• Video: fragmentos o fotogramas de video enviados o capturados por la empresa usuaria para su análisis.
• Datos biométricos: cuando la empresa usuaria activa funciones de verificación o reconocimiento facial, se procesan características faciales que pueden constituir datos sensibles (ver sección 4).
• Resultados generados por IA: transcripciones, descripciones de imágenes/video, resúmenes, clasificaciones, análisis de sentimiento, intenciones detectadas y registros de las acciones automatizadas.
• Datos de canales conectados: identificadores y credenciales (tokens) estrictamente necesarios para enviar y recibir en nombre de la empresa usuaria.
• Datos técnicos y de uso: dirección IP, dispositivo, navegador, páginas visitadas y registros de actividad, para seguridad y mejora del servicio.

3. Grabación de llamadas, audio, imágenes y video

Algunas funciones del servicio implican la captura y el procesamiento de contenido multimedia:

• Llamadas de voz: el asistente puede atender, transferir y, si la empresa usuaria lo activa, grabar y transcribir llamadas para fines de atención, calidad, seguimiento y registro.
• Notas de voz y audio: se transcriben automáticamente para que el asistente pueda entenderlas y responder.
• Imágenes y video (visión con IA): se analizan para describir su contenido, identificar situaciones definidas por la empresa usuaria y, en su caso, emitir avisos cuando se cumpla una condición configurada.

La decisión de grabar, capturar o analizar este contenido, así como la obligación de informarlo y obtener el consentimiento de las personas afectadas, corresponde exclusivamente a la empresa usuaria. Nosotros únicamente proveemos la tecnología que ejecuta esas funciones por su instrucción.

4. Datos biométricos y reconocimiento facial

Las funciones de verificación o reconocimiento facial pueden tratar datos biométricos, considerados sensibles por diversas legislaciones. Cuando una empresa usuaria activa estas funciones:

• Declara y garantiza que ha obtenido el consentimiento explícito e informado de cada persona, cuando la ley lo exige, y que cuenta con una base legal válida.
• Es la única responsable de cumplir las leyes de datos biométricos aplicables (por ejemplo, normas sobre biometría y privacidad en su jurisdicción).
• Se compromete a no usar estas funciones para fines discriminatorios, de vigilancia ilegítima o contrarios a los derechos de las personas.

Tratamos estos datos solo el tiempo necesario para ejecutar la función solicitada y aplicamos medidas de seguridad reforzadas.

5. Inteligencia artificial y decisiones automatizadas

El servicio utiliza modelos de inteligencia artificial para generar respuestas, transcribir, describir imágenes y video, clasificar, analizar sentimiento y ejecutar acciones (como crear cotizaciones, facturas u órdenes) según las reglas y permisos que define la empresa usuaria.

• Los resultados de la IA son automatizados y pueden contener errores o imprecisiones; no constituyen asesoría profesional, legal, médica ni financiera.
• La empresa usuaria controla el alcance de la automatización y es responsable de supervisar, validar y, cuando corresponda, mantener intervención humana en decisiones que produzcan efectos significativos sobre las personas.
• No utilizamos el contenido de las comunicaciones de nuestras empresas usuarias para entrenar modelos propios con fines ajenos a la prestación del servicio.

6. Cómo recopilamos los datos

Recopilamos datos: (a) directamente cuando te registras y usas la plataforma; (b) de forma automática mediante registros de actividad y cookies; y (c) a través de los canales y dispositivos (incluidas cámaras y líneas telefónicas) que la empresa usuaria decide conectar voluntariamente, con su autorización y solo en la medida necesaria para prestar el servicio.

7. Para qué usamos los datos

• Prestar, operar y mantener la plataforma y sus funciones de comunicación e IA.
• Recibir, mostrar, organizar, transcribir, analizar y responder los mensajes y el contenido de los canales conectados.
• Gestionar contactos, conversaciones, campañas, avisos, reportes y acciones para la empresa usuaria.
• Procesar pagos, medir consumo, prevenir fraudes y garantizar la seguridad del servicio.
• Brindar soporte, enviar avisos operativos y mejorar la plataforma.
• Cumplir con obligaciones legales aplicables.

No vendemos datos personales ni los usamos con fines de publicidad de terceros.

8. Base legal del tratamiento

Tratamos los datos sobre las siguientes bases, según corresponda: la ejecución del contrato de servicio; el consentimiento (por ejemplo, al conectar un canal, grabar o activar biometría); nuestro interés legítimo en operar y proteger la plataforma; y el cumplimiento de obligaciones legales.

9. Responsabilidades de la empresa usuaria

La empresa usuaria que utiliza Ahtlas con sus propios clientes y contactos actúa como responsable del tratamiento y se obliga a:

• Contar con una base legal válida y obtener los consentimientos necesarios antes de grabar llamadas, capturar audio, imágenes o video, o usar biometría.
• Informar de forma clara y previa que las comunicaciones pueden ser grabadas, transcritas y analizadas por un asistente con IA, y cumplir las leyes de consentimiento de grabación (incluidas las de doble consentimiento donde apliquen).
• Colocar la señalización y avisos exigidos cuando conecte cámaras, y no instalarlas en lugares donde exista expectativa razonable de privacidad ni con fines ilícitos.
• No introducir ni capturar datos sensibles más allá de lo necesario y lícito.
• Respetar las solicitudes de las personas (acceso, eliminación, oposición) y las leyes de privacidad y protección al consumidor aplicables a su actividad.

El incumplimiento de estas obligaciones es responsabilidad exclusiva de la empresa usuaria.

10. Con quién compartimos los datos

Compartimos datos personales solo en estos casos:

• Proveedores de servicios (subencargados): empresas que nos ayudan a operar —alojamiento e infraestructura, telecomunicaciones y mensajería, proveedores de modelos de inteligencia artificial, y procesamiento de pagos— obligadas por contrato a proteger los datos y usarlos solo para prestarnos el servicio.
• Por instrucción de la empresa usuaria: cuando ella decide integrar o exportar su información a otra herramienta.
• Por obligación legal: según se describe en la sección 14.

No compartimos datos con terceros para sus propios fines comerciales o publicitarios.

11. Transferencias internacionales

Los datos pueden almacenarse o procesarse en servidores ubicados en distintos países. Cuando esto ocurre, aplicamos salvaguardas adecuadas para que la información reciba un nivel de protección equivalente al descrito en esta política.

12. Conservación de los datos

Conservamos los datos personales —incluidas conversaciones, grabaciones, audio, imágenes y video— solo durante el tiempo necesario para las finalidades descritas, mientras exista una cuenta activa, o durante el período que la empresa usuaria configure o instruya. Cuando dejan de ser necesarios, los eliminamos o anonimizamos. Algunos registros (por ejemplo, de facturación) se conservan el tiempo que exija la ley. Las copias de seguridad que contengan datos eliminados se sobrescriben en un plazo máximo de 90 días.

13. Seguridad de los datos

Aplicamos medidas técnicas y organizativas para proteger los datos, incluyendo cifrado en tránsito (HTTPS), almacenamiento seguro de credenciales, control de acceso basado en permisos, separación de la información por empresa usuaria y registros de actividad. Ningún sistema es 100% infalible, pero trabajamos continuamente para reducir riesgos y responder ante incidentes.

14. Solicitudes de autoridades públicas

Ante una solicitud de una autoridad pública o gubernamental sobre datos personales:

• Realizamos una revisión de la legalidad de cada solicitud antes de responder.
• Contamos con disposiciones para recusar o impugnar las solicitudes que consideremos ilícitas, desproporcionadas o no fundamentadas.
• Aplicamos una política de minimización: divulgamos únicamente la mínima información estrictamente necesaria para atender una solicitud legítima.
• Documentamos estas solicitudes, nuestras respuestas y el razonamiento aplicado.

15. Tus derechos

Según la legislación aplicable, puedes ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión ("derecho al olvido"), oposición y limitación del tratamiento, portabilidad y retiro del consentimiento en cualquier momento. Si los datos pertenecen a una empresa usuaria que actúa como responsable, canalizaremos tu solicitud hacia ella o la atenderemos siguiendo sus instrucciones.

16. Cómo ejercer tus derechos y eliminar tus datos

Para ejercer cualquiera de estos derechos o solicitar la eliminación de tus datos, escríbenos a info@ikomsoft.com. Verificaremos tu identidad y responderemos dentro de un plazo máximo de 30 días. Consulta también nuestra página de Eliminación de Datos para conocer el procedimiento detallado.

17. Cookies y tecnologías similares

Usamos cookies y tecnologías similares para mantener tu sesión iniciada, recordar preferencias, garantizar la seguridad y analizar el uso del servicio. Puedes gestionar las cookies desde la configuración de tu navegador; deshabilitar algunas puede afectar el funcionamiento de la plataforma.

18. Privacidad de menores

El servicio está dirigido a empresas y a personas mayores de edad. No recopilamos intencionadamente datos de menores. Si detectamos que se han recopilado datos de un menor sin la debida autorización, los eliminaremos.

19. Limitación de responsabilidad y exención de garantías

El servicio se provee "tal cual" y "según disponibilidad", sin garantías de ningún tipo más allá de las exigidas por la ley. En particular:

• No garantizamos que los resultados generados por la IA (respuestas, transcripciones, descripciones de imágenes/video, análisis o decisiones automatizadas) sean exactos, completos o libres de error, ni aptos para un fin específico.
• No somos responsables del uso que la empresa usuaria haga de la plataforma, de las grabaciones, del contenido capturado, de la biometría o de las acciones automatizadas, ni del incumplimiento por su parte de las leyes de privacidad, grabación, biometría o consumo.
• En la medida permitida por la ley, nuestra responsabilidad total derivada del servicio se limita al monto efectivamente pagado por la empresa usuaria en los doce (12) meses anteriores al hecho que origine la reclamación; y no respondemos por daños indirectos, incidentales, especiales o lucro cesante.

20. Indemnización

La empresa usuaria se obliga a mantener indemne y a defender a IKOMSOFT LLC, Ahtlas y su personal frente a cualquier reclamación, sanción, daño o gasto (incluidos honorarios legales razonables) que derive de: (a) el uso del servicio en infracción de esta política o de la ley; (b) la falta de consentimientos o avisos exigidos para grabar, capturar o analizar comunicaciones, audio, imágenes, video o datos biométricos; o (c) el contenido y las decisiones que la empresa usuaria ejecute a través de la plataforma.

21. Uso aceptable

Está prohibido usar Ahtlas para actividades ilícitas, fraudulentas o engañosas; vigilancia o grabación no autorizada; acoso; envío de comunicaciones no solicitadas en violación de las leyes antispam; o cualquier fin que vulnere los derechos de terceros. Podemos suspender cuentas que infrinjan estas reglas.

22. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios legales, técnicos o de negocio. Publicaremos la versión vigente en esta página e indicaremos la fecha de la última actualización. Los cambios significativos se comunicarán por los medios adecuados.

23. Contacto

Si tienes preguntas sobre esta Política de Privacidad o sobre el tratamiento de tus datos, contáctanos en info@ikomsoft.com.